一、會(huì)議接待草案制定： １、與組織者聯(lián)系，詳細(xì)了解組織者的需求及會(huì)議代表的基本情況，制定合理、舒適、安全的接待草案。 ２、詳細(xì)介紹酒店及酒店設(shè)施介紹：包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知組織者，提供分析及使用建議，以便組織者選擇酒店。 二、活動(dòng)前期準(zhǔn)備清單： 會(huì)議確定后逐一落實(shí)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。 《接待程序表》： 制定會(huì)議接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)。 《酒店方面》： 第一時(shí)間與酒店負(fù)責(zé)人聯(lián)系，著重介紹本團(tuán)情況，并逐一落實(shí)各項(xiàng)要求。 １、房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員用房間）客人用房 – 各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層及是否靠近電梯）工作人員 – 用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近團(tuán)中 VIP 嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。 房間布置 – 客人抵達(dá)前必須完成對(duì)房間清潔衛(wèi)生工作，同時(shí)檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用。抵達(dá)前 1 小時(shí)，按照要求為房間陪送水果 ( 需每天更換 ) ，房間號(hào)碼 - 提前 2 天得到所有房間號(hào)碼，并根據(jù)提供的分房名單進(jìn)行分房。客人抵達(dá)賓館前 2 小時(shí)，旅行社工作人員將抵達(dá)賓館為所有客人辦理入住手續(xù)，并領(lǐng)取房間鑰匙。以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。 VIP 客人將有專人引領(lǐng)至房間。 ２、酒店餐廳：根據(jù)提前確認(rèn)的菜單，廚房精心制作每道菜品。開出獨(dú)立的用餐區(qū)，僅供本團(tuán)使用。所用餐具必須事前做好消毒工作，并且堅(jiān)決杜絕使用有裂紋的餐具。 ３、酒店布置：客人抵達(dá)前 2 小時(shí)，必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。 ４、 行程用車：按照商議，保證車輛必須是 8 成以上的新車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗(yàn)豐富。 ５、導(dǎo)游員若干名，挑選形象氣質(zhì)具佳，經(jīng)驗(yàn)豐富，服務(wù)態(tài)度好，并富有責(zé)任心的導(dǎo)游。 ６、 工作人員兩名，同組織者保持緊密聯(lián)系，完成組織者提出的各項(xiàng)要求。 《旅游安排》 : １、根據(jù)時(shí)間，編排合理、舒適的游覽日程表； ２、按照預(yù)先分發(fā)的旅游登記表的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，安排豪華空調(diào)旅游車，每車的乘坐人數(shù)安排在 8 5% ，以保證客人的舒適； ３、每臺(tái)車都將有明顯的標(biāo)志 — 號(hào)碼； ４. 每臺(tái)車安排一名優(yōu)秀的職業(yè)導(dǎo)游，負(fù)責(zé)途中講解和景點(diǎn)介紹； ５、各車的導(dǎo)游員將負(fù)責(zé)時(shí)時(shí)提醒客人保持乘坐同一輛車，事先講明游覽路線與大致日程安排，注意集合時(shí)間及地點(diǎn)，并在每次更換游覽地點(diǎn)前統(tǒng)計(jì)人數(shù)；６、VIP 客人可以安排專門的優(yōu)秀導(dǎo)游人員及車輛； ７、