森亞外貿(mào)郵件管理軟件http://www.senyatech.com解決外貿(mào)公司加強對電子郵件管理的迫切需求，將郵件統(tǒng)一處理和存儲，所有的郵件都通過系統(tǒng)收發(fā)，有效解決郵件散落、流失、丟棄等浪費問題；將郵件與客戶等有機的結(jié)合，改善客戶信息分散，聯(lián)系過程無記錄可查狀態(tài)，可方便的查詢到某個客戶的所有來往郵件記錄，方便實現(xiàn)老板或經(jīng)理對郵件的監(jiān)督和查詢。

                            

二、郵件管理軟件功能詳細(xì)介紹

 

(一)、郵件管理

 

郵件管理部分主要包括：郵件處理、郵件查看、郵件審核、操作桌面、郵件目錄等權(quán)限設(shè)置，郵件分發(fā)、郵件歸檔、郵件收發(fā)、郵件（內(nèi)、外）轉(zhuǎn)發(fā)、郵件共享、郵件發(fā)送、郵件提醒、郵件黑名單、郵件自動回復(fù)、郵件來源、郵件翻譯、郵件導(dǎo)入、遠(yuǎn)程訪問。

 

特點：

 

1、 統(tǒng)一存儲郵件及資料

 

所有郵件等資料都會存儲服務(wù)器端，業(yè)務(wù)員跟據(jù)權(quán)限處理郵件, 個人電腦里沒有任何郵件信息；

 

2、 郵件自動分發(fā)功能

 

對于公共郵箱，如果是老客戶的郵件，系統(tǒng)會自動分發(fā)給負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)員，如果是陌生的郵件，可設(shè)定郵件分發(fā)規(guī)則，實現(xiàn)郵件分發(fā)自動化、智能化；

 

3、高效發(fā)送，輕松推廣

 

發(fā)送功能可以從文件中導(dǎo)入郵箱地址，也可從客戶中批量添加郵箱地址；

 

對郵件發(fā)送進行定時定量發(fā)送等個性化的設(shè)置.，而且每封信都能對應(yīng)所設(shè)定的稱謂，充分尊重客戶；

 

4、 郵件收發(fā)審批功能

 

企業(yè)可以基于業(yè)務(wù)員或特定的客戶建立郵件審批設(shè)置，對于新業(yè)務(wù)員、重點或敏感客戶，主管可以設(shè)置審批設(shè)置,審批通過的郵件方可由業(yè)務(wù)員發(fā)出。審批未通過的，需根據(jù)主管建議作相應(yīng)修改，直至通過審批；

 

5、郵件黑名單管理

 

把垃圾郵件放入黑名單，有效防范垃圾郵件；

 

6、統(tǒng)一郵件模版，統(tǒng)一公司形象

 

按公司形象，定制郵件模板，提高郵件撰寫速度，統(tǒng)一郵件模板管理，提升公司形象，規(guī)范公司發(fā)出的郵件；

 

可強制使用統(tǒng)一郵件模板對外發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)郵件；

 

按公司形象，可統(tǒng)一設(shè)定郵件打印模板；

 

7、歷史郵件，快速導(dǎo)入

 

FOXMAIL,OUTLOOK等系統(tǒng)郵件，只要將郵件格式轉(zhuǎn)化為elm文件,就可以輕松批量導(dǎo)入系統(tǒng),延續(xù)郵件的正常使用；

 

8、與客戶管理完美結(jié)合，實現(xiàn)郵件與客戶的有機聯(lián)結(jié)

 

收發(fā)的郵件可自動歸到客戶名下，有序排列，并且業(yè)務(wù)員無法刪除；

 

對于所有的往來Email，根據(jù)其業(yè)務(wù)屬性，如：報價、詢價、日常往來、樣品等進行歸類管理，方便查詢，便于管理，并建立統(tǒng)一的客戶往來信息數(shù)據(jù)庫；

 

9、 嚴(yán)格的各級權(quán)限管理

 

業(yè)務(wù)人員只能查看和修改其權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)，高層及經(jīng)理可設(shè)定查看其下屬人員的信息；

 

可控制郵件刪除的權(quán)限，并且對已刪除的郵件可以進行恢復(fù)；

 

企業(yè)可以對客戶檔案的字段是否可以修改進行設(shè)置，比如客戶的郵件地址、名稱、聯(lián)系人、地址等字段是否允許修改的權(quán)限設(shè)置；

 

對業(yè)務(wù)員能否查看客戶聯(lián)系方式也可進行設(shè)置；

 

10、領(lǐng)導(dǎo)查詢和監(jiān)督功能

 

高層和主管可以根據(jù)各種條件的組合靈活檢索所有的往來Email，查看和監(jiān)督日程業(yè)務(wù)的運作和進展情況，包括發(fā)出的郵件和處理郵件的情況等；

 

管理層不用抄送即可了解所有人員每天郵件收發(fā)內(nèi)容，并自動對照翻譯；

 

可查看用戶的操作日志及在線情況；

 

(二)、客戶管理

 

客戶管理部分主要包含：客戶建檔、客戶分配、客戶提醒、客戶跟進、客戶導(dǎo)入、客戶共享、客戶關(guān)系管理（郵件、跟進、文檔等記錄）

 

特點：

 

1、客戶檔案管理

 

完整地記錄客戶信息，一個客戶檔案可包含多個聯(lián)系人，多個郵箱地址，以及客戶其它信息；

 

按客戶等級、來源、行業(yè)、類型、區(qū)域等分類；

 

起用系統(tǒng)時可以快速導(dǎo)入客戶檔案，延續(xù)原先客戶檔案的正常使用，提高效率；

 

2、客戶關(guān)系管理

 

在每一個客戶下面完整地記錄客戶所有相關(guān)的活動，包含郵件往來、客戶文檔、樣品收發(fā)記錄、報價、合同、發(fā)貨、客戶收款、客戶反饋等信息，為客戶關(guān)系管理提供了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；

 

業(yè)務(wù)員必須對客戶進行建檔，否則將無法對該客戶的郵件進行操作，有效保證客戶檔案的完整性；

 

管理層可根據(jù)需要，對公司所有的客戶資源在業(yè)務(wù)員當(dāng)中進行合理的分配，防止客戶資源過分集中在某個業(yè)務(wù)員身上；

 

提供客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，比如按客戶的所屬國家、等級、類型、來源等進行統(tǒng)計分析；

 

3、客戶跟進提醒

 

對于需要繼續(xù)跟進客戶或郵件,只要設(shè)置下次聯(lián)系時間,系統(tǒng)會自動提醒,提醒跟進人員及時處理,避免待慢客戶、遺漏商機！

 

4、客戶資料及郵件移交

 

當(dāng)業(yè)務(wù)員流動或需交換客戶時，快速將業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)資料(郵件，客戶等等)交接到另一業(yè)務(wù)員，實現(xiàn)業(yè)務(wù)無縫交接管理；

 

5、簡單快速的遠(yuǎn)程訪問，方便分支機構(gòu)或遠(yuǎn)程移動辦公

 

提供簡單快速的遠(yuǎn)程訪問服務(wù)，老總、經(jīng)理或業(yè)務(wù)員可以隨時、隨地進行郵件管理與處理，處理方式跟在公司一模一樣；

 

支持ADSL等動態(tài)IP接入方式，無需增加任何額外的費用。數(shù)據(jù)通信通過SSL加密方式，保證數(shù)據(jù)傳輸安全；

 

遠(yuǎn)程訪問通過密鑰形式登錄，給您提供銀行級別的安全保證；

 

6、其它功能

 

內(nèi)部消息管理、個人通迅錄等功能；

 

(三)、文檔管理

 

文檔管理對于有大量的文檔、圖片、資料等需要共享，但對權(quán)限的管理又要求特別嚴(yán)格的企業(yè)起到很大的重要；

 

文檔管理部分主要包含：文檔分類、新建文件夾、文檔（列表、查看、新增、修改、下載、刪除等）權(quán)限設(shè)置、公司文檔庫、文檔查詢；

 

特點：

 

可根據(jù)需要設(shè)置公司文檔、圖片、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、財務(wù)部、辦公室等文件夾；

 

支持在線修改，在線圖片顯示，在線瀏覽文件，操作簡便；

 

支持異地辦公，調(diào)用文件，方便快捷；

 

強大的文件庫查詢功能；

 

可以對每一個文檔的查看、新增、修改、下載、刪除等權(quán)限進行設(shè)置，讓每一用戶只能在設(shè)定的權(quán)限內(nèi)處理文檔；

 

自動記錄文檔修改歷史；