一個(gè)教育機(jī)構(gòu)基于ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)建立全面質(zhì)量管理體系（TQM），除編制出前文論述過的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件之外，還必須編制出作業(yè)文件，以便 使教育教學(xué)和與之相關(guān)的一切工作，有明確的規(guī)范和具體的要求。作為對(duì)上一層次的程序文件基本原則的展開和落實(shí)的支持性文件，作業(yè)文件不但要以程序文件為依 據(jù)，而且必須要同TQM中的相關(guān)文件之間保持兼容性和協(xié)調(diào)性，同時(shí)還要考慮到可操作性和可檢測(cè)性。

　　按照ISO9001:2000 Quality Management System - Requirement,一個(gè)學(xué)校TQM中作業(yè)文件的核心內(nèi)容，是對(duì)怎樣進(jìn)行教育教學(xué)及其管理活動(dòng)，作出具體的規(guī)定和過程描述。一般說來，作業(yè)文件包括： 教師守則、人員崗位職責(zé)、學(xué)生守則、各部門/人員作業(yè)指導(dǎo)書、管理操作指南、工作條例，等等。在編制作業(yè)文件時(shí)，應(yīng)從學(xué)校實(shí)際需要出發(fā)，確保文件內(nèi)容的充 分性、適宜性和有效性，使之能夠?qū)⒔虒W(xué)業(yè)務(wù)、管理工作及與之有關(guān)的各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的職責(zé)具體落實(shí)到執(zhí)行部門/人員和相關(guān)部門/人員；各部門/人員的質(zhì)量職責(zé) 應(yīng)保持連續(xù)性和可追溯性，避免接口的斷裂、交錯(cuò)與重疊。

　　為符合作業(yè)文件的規(guī)定和要求，使學(xué)校TQM有效運(yùn)行，就必須具備對(duì)質(zhì)量活動(dòng)的過 程和結(jié)果提供客觀憑據(jù)的文件質(zhì)量記錄，并以此作為分析依據(jù)，客觀評(píng)價(jià)教育教學(xué)及其管理活動(dòng)的效率效度，進(jìn)而擬定相應(yīng)的改進(jìn)措施和提出科學(xué)的決策，使學(xué)校教 育教學(xué)服務(wù)質(zhì)量和管理水平不斷提升。質(zhì)量記錄通常涉及：人員檔案、教學(xué)業(yè)務(wù)的過程檢測(cè)和結(jié)果評(píng)價(jià)記錄、學(xué)生成績記錄、學(xué)生/家長及相關(guān)方反饋記錄、內(nèi)部質(zhì) 量管理審核記錄、管理評(píng)審記錄和學(xué)校TQM實(shí)施記錄，等等。按其結(jié)構(gòu)，可將質(zhì)量記錄劃分為三個(gè)層次：其一，即時(shí)記錄對(duì)教學(xué)和管理質(zhì)量活動(dòng)過程和結(jié)果的首次 客觀記載，如，教學(xué)日志/教學(xué)記錄、會(huì)議紀(jì)要等；其二，質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表以即時(shí)記錄為依據(jù)作出的情況匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如，教研情況統(tǒng)計(jì)表、學(xué)生成績統(tǒng)計(jì)表等；其 三，專題總結(jié)報(bào)告根據(jù)上述和其他有關(guān)記錄，進(jìn)行分析、歸納而成的專題報(bào)告，如考試成績專題分析、英語課教學(xué)分析等。

　　綜上所述，任何教育 機(jī)構(gòu)引入ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)建構(gòu)TQM的根本目的不外乎：使學(xué)生、家長、學(xué)校及其員工和社會(huì)最大限度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期的價(jià)值。因而，應(yīng)該把學(xué)校TQM文件的編 制、實(shí)施和維系，視為提升教育教學(xué)服務(wù)質(zhì)量和管理水平的邏輯先在和杠桿。也就是說，體系文件編制要實(shí)事求是，以過程為綱，使之有可操作性，能夠?qū)W(xué)校 TQM運(yùn)行有指導(dǎo)意義并成為實(shí)現(xiàn)預(yù)期質(zhì)量管理目標(biāo)必須遵循的工作指令。在此意義上，學(xué)校TQM文件的編制、審定、管理，以及體系運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)，是使學(xué)校 教育教學(xué)質(zhì)量及其管理活動(dòng)增值的過程。