簽署認(rèn)證合同后，廠家應(yīng)該在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（一般在認(rèn)證審核的一個(gè)月前）將文件送到認(rèn)證機(jī)構(gòu)或?qū)徍藛T手中。不同的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)文件有不同的要求，在簽訂審核合同之前應(yīng)該就文件種類和內(nèi)容與認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核人員交換意見(jiàn)。不過(guò)不管是哪一家認(rèn)證機(jī)構(gòu)，下列基本文件是應(yīng)該具備的。FSC認(rèn)證

1. 背景資料。介紹加工廠的基本情況信息，包括產(chǎn)品、規(guī)模、設(shè)備、人員和所有者等方面的信息。

2. 經(jīng)營(yíng)規(guī)劃。是一個(gè)相對(duì)遠(yuǎn)景的計(jì)劃， 目的是為工廠的生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)前景和環(huán)境保護(hù)等繪制一個(gè)藍(lán)圖。內(nèi)容包括量化的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，將來(lái)產(chǎn)品種類、數(shù)量、投資方面的發(fā)展計(jì)劃以及環(huán)境保護(hù)計(jì)劃等。

3. 生產(chǎn)流程（含物料流程）。介紹從原料到中間產(chǎn)品（半成品）再到產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程，包括每一個(gè)流程的投入和產(chǎn)出物料的種類及數(shù)量、所使用的設(shè)備的生產(chǎn)能力、操作人員數(shù)目等。

4. 程序文件。介紹操作時(shí)應(yīng)該采取的步驟。主要應(yīng)該包括：a.倉(cāng)儲(chǔ)管理程序文件——規(guī)定獲認(rèn)證的原料、半成品及產(chǎn)品在倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程中如何與非認(rèn)證物質(zhì)清晰分開(kāi)的步驟；b.加工管理程序文件——規(guī)定在產(chǎn)品生產(chǎn)加工過(guò)程中，相關(guān)人員如何將獲認(rèn)證的原料、半成品及產(chǎn)品與非認(rèn)證物質(zhì)清晰分開(kāi)，并保證產(chǎn)品中含認(rèn)證原材料所占的比例達(dá)到CoC認(rèn)證的要求的步驟；c.購(gòu)銷(xiāo)管理程序文件——規(guī)定在購(gòu)買(mǎi)原材料和銷(xiāo)售產(chǎn)品的過(guò)程中（如果有運(yùn)輸過(guò)程，也要包含在內(nèi)），相關(guān)人員如何將獲得認(rèn)證的物質(zhì)與非認(rèn)證物質(zhì)清晰分開(kāi)的步驟；d.其他程序文件——與廠家特定的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)，規(guī)定在其他相關(guān)環(huán)節(jié)中，相關(guān)人員如何將獲認(rèn)證的物質(zhì)與非認(rèn)證物質(zhì)清晰分開(kāi)的步驟。

5. 技術(shù)規(guī)程。與程序文件相對(duì)應(yīng)，用于制定程序文件中所規(guī)定的操作步驟所采用的具體的技術(shù)參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)要求。

6. 年度購(gòu)銷(xiāo)計(jì)劃。在一年的期間內(nèi)，廠家購(gòu)買(mǎi)原料和銷(xiāo)售產(chǎn)品的計(jì)劃。內(nèi)容包括計(jì)劃時(shí)間段、購(gòu)買(mǎi)獲得認(rèn)證的和非認(rèn)證的原材料的數(shù)量和種類、所涉及的商家名稱和地址、資金支持和回收等。

7. 作業(yè)和產(chǎn)品帶來(lái)的效益是顯著的，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：織。原料（木材或木產(chǎn)品）購(gòu)買(mǎi)記錄。包括日期、品種、數(shù)量，產(chǎn)地、是否有FSC認(rèn)證、何種認(rèn)證（FM／CoC）、供應(yīng)商、賣(mài)方人員、買(mǎi)方人員等。

8. 原料及產(chǎn)品倉(cāng)儲(chǔ)記錄。包括入倉(cāng)記錄和出倉(cāng)記錄，內(nèi)容有： 日期、品種、數(shù)量、是否有FSC認(rèn)證、何種認(rèn)證（FM／CoC）、包裝、存放位置、保管方法等。最后由相關(guān)操作人員簽署。

9. 產(chǎn)品銷(xiāo)售記錄，含購(gòu)銷(xiāo)合同。包括：日期、品種、數(shù)量、是否有FSC；CoC認(rèn)證、包裝、購(gòu)買(mǎi)商等，最后由供銷(xiāo)雙方人員簽署。

10.認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求的其他文件。

四、現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)證審核

現(xiàn)場(chǎng)審核就是認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核員接受廠家委托，到加工現(xiàn)場(chǎng)所在地進(jìn)行實(shí)地考察，以了解廠家的實(shí)際運(yùn)作是否滿足FSC/CoC標(biāo)準(zhǔn)的要求，或與標(biāo)準(zhǔn)的差距，并提出改進(jìn)建議的過(guò)程?，F(xiàn)場(chǎng)審核主要關(guān)注以下幾個(gè)方面。

1. 廠家的生產(chǎn)、管理、購(gòu)銷(xiāo)和倉(cāng)儲(chǔ)等方式是否與廠家提供的文件相吻合，包括是否與運(yùn)作程序、技術(shù)規(guī)范和記錄的結(jié)果、數(shù)據(jù)等相吻合。這種審核貫穿整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)審核的全過(guò)程。廠家經(jīng)常出現(xiàn)的兩個(gè)問(wèn)題是：a.部分的操作細(xì)節(jié)被忽略，用“取巧”的方式來(lái)替代文件中規(guī)范的操作；b.廠家不能預(yù)料可能出現(xiàn)的困難，在編寫(xiě)文件時(shí)提出了過(guò)高的要求，導(dǎo)致實(shí)際操作時(shí)難以達(dá)到。這些情況對(duì)認(rèn)證或多或少有影響，但只要不涉及關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如沒(méi)有將認(rèn)證的原材料與非認(rèn)證原材料清晰分開(kāi)等，就不是致命問(wèn)題，可以通過(guò)解釋和制定改進(jìn)計(jì)劃解決。

2.審查購(gòu)買(mǎi)的原材料是否是經(jīng)過(guò)認(rèn)證的木材或木材制品以及該原材料的數(shù)量是否與購(gòu)買(mǎi)清單上的數(shù)量吻合。

3.檢查獲認(rèn)證的原材料在購(gòu)銷(xiāo)、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)和生產(chǎn)加工過(guò)程中是否與非認(rèn)證原材料清晰分開(kāi)。

4.檢查生產(chǎn)某產(chǎn)品的原材料中，獲得認(rèn)證的原料的比例是否已經(jīng)達(dá)到了 CoC認(rèn)證的*要求。一般地說(shuō)，如果審核員認(rèn)為需要的話，可能訪問(wèn)廠家的其中一家原料供應(yīng)商，了解該原材料的供應(yīng)量、包裝、FSC標(biāo)志的使用方法和運(yùn)輸方法。

現(xiàn)場(chǎng)審查的時(shí)間與審查點(diǎn)的分布有關(guān)，一般為2天左右，最后，審核員要用約2小時(shí)的時(shí)間，向廠家介紹現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題，以及對(duì)于將來(lái)進(jìn)一步改進(jìn)的意見(jiàn)。

現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后，認(rèn)證機(jī)構(gòu)會(huì)在1．5～2個(gè)月內(nèi)向廠家提交審核報(bào)告，審核報(bào)告中要介紹審核的情況和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以及對(duì)于是否授予FSC/CoC證書(shū)的建議。

五、FSC/CoC標(biāo)志的使用

如果認(rèn)證公司認(rèn)為廠家的文件和整個(gè)操作管理程序并無(wú)嚴(yán)重問(wèn)題，基本符合CoC認(rèn)證的要求，就可以授予FSC/CoC認(rèn)證。由認(rèn)證機(jī)構(gòu)與廠家簽訂標(biāo)志使用合同，合同中規(guī)定了廠家使用標(biāo)志的權(quán)限、產(chǎn)品范圍、時(shí)間期限、使用方法和違反規(guī)定的處理辦法等。簽訂合同后廠家就可以在相應(yīng)的產(chǎn)品上使用標(biāo)志。

獲得認(rèn)證的廠家有權(quán)且必須在自己的產(chǎn)品上使用FSC標(biāo)志，以確保認(rèn)證產(chǎn)品和非認(rèn)證產(chǎn)品的區(qū)分，便于獲認(rèn)證木材及木產(chǎn)品的跟蹤管理。任何一種直接或間接以木材為主要原料的產(chǎn)品，只要顧客需要它是具有FSC認(rèn)證的而廠家也愿意申請(qǐng)F(tuán)SC認(rèn)證的，那么這種產(chǎn)品從最初始的原材料——來(lái)自森林的木材，一直到最終產(chǎn)品的零售商，每一個(gè)加工環(huán)節(jié)都要進(jìn)行FSC的認(rèn)證，而每一個(gè)前一級(jí)的產(chǎn)品，其獲得認(rèn)證是后一級(jí)產(chǎn)品獲得認(rèn)證的必要條件。所以按照FSC的標(biāo)志使用的要求，在產(chǎn)品及包裝上使用標(biāo)志，是保證加工廠滿足 CoC標(biāo)準(zhǔn)的需要，同時(shí)也有利于認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行CoC的認(rèn)證審核。

六、年審

同F(xiàn)SC/FM的認(rèn)證一樣，CoC認(rèn)證的有效期也是5年。在此期間，廠家應(yīng)該保持良好的管理，以長(zhǎng)期滿足CoC標(biāo)準(zhǔn)的要求。認(rèn)證機(jī)構(gòu)一年一度還要對(duì)廠家進(jìn)行審核，以確認(rèn)廠家是否一貫按照CoC的要求。年審的規(guī)模要小一些，過(guò)程相對(duì)簡(jiǎn)單，時(shí)間也短一些，主要是針對(duì)上次審查發(fā)現(xiàn)和要求改進(jìn)的問(wèn)題，看看是否得到了改進(jìn)。當(dāng)然，審核員也可以就自己關(guān)心的任何問(wèn)題進(jìn)行審查。另外，認(rèn)證機(jī)構(gòu)也可以在年審之外的任何時(shí)間進(jìn)行隨機(jī)抽查。