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5.2 文件的接收

文件發(fā)布前, 文控員必須確保收到的文件已經(jīng)審批, 并確保收到的文件符合受控文件的要求.

5.3 文件的發(fā)放

  5.3.1 文控發(fā)放的文件分“受控文件”和“參考文件”兩種,“受控文件”收文部門不得復(fù)印, “參考文件”僅供參考, 不會(huì)受到控制, 不會(huì)回收及更新, 也不能用于指導(dǎo)生產(chǎn).

5.3.2文控編制《文件發(fā)放一覽表》, 向內(nèi)部發(fā)放時(shí)注明文件發(fā)放時(shí)間、回收時(shí)間、版本及簽收人.

5.3.3外發(fā)文件由文控登記于《文件發(fā)放一覽表》中, 并加蓋紅色“外來文件”印章.

5.3.4所有受控文件正本由文控保存, 副本由文控統(tǒng)一加蓋“受控文件”后發(fā)放, 并登記于《受控文件版本清單》上.

5.4 受控文件的修改.

5.4.1 各職能部門認(rèn)為受控文件存在不合理或條件發(fā)生變化時(shí), 填寫《受控文件修改/取消/領(lǐng)用申請(qǐng)表》, 由部門負(fù)責(zé)人審核.

5.4.2 受控文件修改/取消的審批, 按本程序“3.0職責(zé)”中層次規(guī)定進(jìn)行審批.

5.4.3 文件的版本用A、B、C．．．．．．字母代替, 文件修改時(shí)可將受影響的章節(jié)改次, 改次則為數(shù)字順序0、1、2等, 合稱為版次, 如A/0、A/1…,累積3次, 第4次修改則整本改版本由A/3版升至B/0版, 若一次修改的章節(jié)或內(nèi)容超過1/3則整本直接改版本由A版升至B/0版, 依此類推.

5.4.4 三級(jí)文件局部(少于1/3)變更、修改三次后方可進(jìn)行一次版本升級(jí), 三級(jí)文件的局部修訂需經(jīng)部門主管以上人員確認(rèn), 文控員負(fù)責(zé)回收與發(fā)放并作好記錄, 局部變更處由確認(rèn)人蓋變更章標(biāo)識(shí)并且變更版次.

5.4.5 每年的管理評(píng)審對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審, 確定其是否充分、適用和有效, 并指出要修改的文件, 然后由各編制部門進(jìn)行文件修改.

5.4.6 修改后文件的發(fā)放依5.3執(zhí)行.

5.5 受控文件的取消/作廢/回收.

5.5.1 各部門現(xiàn)場(chǎng)使用的受控文件需取消或作廢, 需填寫《受控文件修改/取消/領(lǐng)用申請(qǐng)表》, 經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后交文控處理.

5.5.2凡有新版文件發(fā)放時(shí), 文控同時(shí)收回其舊版本, 以舊換新.回收的舊版文件由文控加蓋作廢印章,文件回收后記錄在《文件發(fā)放一覽表》上.

    5.6受控文件的管理

        5.6.1收文部門收到受控文件后, 妥善保管; 若有破損的受控文件可以填寫《受控文件修改/取消/領(lǐng)用申請(qǐng)表》, 經(jīng)批準(zhǔn)后向文控以舊文件換新文件.

        5.6.2受控文件遺失時(shí), 需立即書面通知文控,, 以防止失效文件出現(xiàn)在工作場(chǎng)所. 申請(qǐng)部門需填寫《受控文件修改/取消/領(lǐng)用申請(qǐng)表》, 然后由文控補(bǔ)發(fā)文件, 文控應(yīng)在《遺失文件登記表》上做記錄.

        5.6.3若遺失文件重新出現(xiàn)在工作場(chǎng)所, 必須立即交還文控, 由文控進(jìn)行處理.

        5.6.4文控每月把《受控文件版本清單》分享給各部門核對(duì), 文控保證其發(fā)出的文件有效, 且與本公司內(nèi)相關(guān)場(chǎng)所得到的相應(yīng)文件同屬一版本.

5.7外來文件的控制

5.7.1 外來文件是指各職能部門收到的非本公司制作的文件和資料, 如國家標(biāo)準(zhǔn)﹑法律及法規(guī)﹑客戶提供的技術(shù)圖紙等.

5.7.2 對(duì)于客戶提供的三級(jí)文件及技術(shù)圖紙由接受部門交相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn),確認(rèn)后的文件交文控蓋“外來文件”印章后發(fā)放使用, 發(fā)放程序與其它受控文件相同. 原件由文控歸檔保存, 同時(shí)在《受控文件版本清單》上登記并注明為外來文件.