歸檔文件的排列是指檔案盒www.zhongguolantai.com 在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間,重要程度等排列.會(huì)議文件,統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列".這里的"最低一級(jí)類目",是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低的一級(jí)類目,例如按照"年度——機(jī)構(gòu)——保管期限"分類,"機(jī)構(gòu)"即為最低一級(jí)類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為最低一級(jí)類目.
事由(即問題)可根據(jù)范圍的大小來確定.具體方法有:
同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個(gè)作者,一個(gè)問題(即同一事由)的文件,就按時(shí)間先后順序排.例如財(cái)務(wù)管理工作文件,工會(huì)工作文件等.
不同事由的歸檔文件排列.
按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列,所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡(jiǎn)單,更適用于實(shí)行"隨辦隨歸"的機(jī)關(guān).一個(gè)作者,幾個(gè)問題的文件,就先按問題后按時(shí)間排列.
按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如檔案盒www.zhongguolantai.com 會(huì)議文件可將會(huì)議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報(bào)告,代表提案,大會(huì)決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計(jì)劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.
按事由具有的共同屬性分別集中排列
一個(gè)事由,幾個(gè)作者,先按作者,再按時(shí)間排列.例如人事工作文件,可以將機(jī)構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評(píng)定,勞資,出國(guó)審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.一個(gè)事由,幾個(gè)單位,可先按單位,再按時(shí)間排列.例如基層上報(bào)的工作總結(jié),統(tǒng)計(jì),年報(bào)和名冊(cè)等.非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報(bào)告——調(diào)查旁證——個(gè)人交待材料等順序排.
檔案盒www.zhongguolantai.com 對(duì)具有保存價(jià)值,且又沒有及時(shí)歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.