1.接受預(yù)訂

熱情接待每一位前來預(yù)訂宴席的客人。在客人詢問前，預(yù)訂人員應(yīng)掌握本飯店宴會廳的狀況（如面積、高度、采光、通風(fēng)、裝飾、最大客容量、各類宴席標(biāo)準(zhǔn)所提供的菜肴品種、烹調(diào)方法），做到心中有數(shù)

2.填寫宴席預(yù)訂單

根據(jù)面談細(xì)節(jié)所得到的信息逐項(xiàng)填寫清楚宴請人的名單名稱，被宴請人的單位名稱。賓主身份，宴席的時間、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、場地布置要求、菜肴飲料要求等。

3.填寫宴席安排日記薄

在宴席安排日記薄上填寫清楚活動地點(diǎn)、時間、人數(shù)等事項(xiàng)，注明是否需要確認(rèn)標(biāo)記。

4.簽訂宴席合同書

一旦宴席安排得到確認(rèn)，經(jīng)過認(rèn)可的菜單、飲料、場地布置示意圖等細(xì)節(jié)資料，應(yīng)以確認(rèn)信的方式迅速送交客人，并附上宴席合同書、經(jīng)雙方簽字后生效。

5.收取定金

為了保證宴席預(yù)訂的成功率，可以要求客人預(yù)付定金。飯店的?？筒⑾碛辛己眯抛u(yù)者，可以不必付定金。

6.跟蹤查詢

如果是提前較長時間預(yù)訂的宴席，預(yù)訂人員應(yīng)主動用信函或電話與預(yù)訂人（客人）保持聯(lián)絡(luò)，并進(jìn)一步確認(rèn)宴席舉辦的日期及有關(guān)細(xì)節(jié)。對暫定的預(yù)訂，應(yīng)進(jìn)行密切的跟蹤查詢和服務(wù)。

7.確認(rèn)和通知

在宴席活動的前幾天，必須設(shè)法與客人聯(lián)系，進(jìn)一步確認(rèn)已經(jīng)談妥的所有事項(xiàng)，確認(rèn)后提前填寫“宴席通知單”送往宴席各個有關(guān)部門；如確定的內(nèi)容與原預(yù)訂有異，應(yīng)立即填寫“宴席變更通知單“發(fā)送各有關(guān)部門，變更通知單應(yīng)注明預(yù)訂單的編號。

8.督促檢查

宴席預(yù)訂員在活動舉行的當(dāng)日應(yīng)督促檢查大型宴席活動的準(zhǔn)備工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

9.取消預(yù)訂

如果客人取消預(yù)訂，預(yù)訂人員應(yīng)填寫“取消預(yù)訂報告“送至各有關(guān)職能部門，并致函或當(dāng)面向客人表達(dá)不能為其提供服務(wù)的遺憾，希望今后能有合作的機(jī)會。

10.信息反饋并致謝

宴請活動結(jié)束后，預(yù)訂人員應(yīng)主動向宴請主辦單位或主辦個人征求意見，發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救改進(jìn)，并向他們表示感謝，以便今后加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)。

11.建立宴席預(yù)訂檔案

建立宴席預(yù)訂檔案，將客人的有關(guān)信息和活動資料整理歸檔，尤其是客人對菜肴、場地布置的特殊要求；對?？停占敿?xì)資料（如場地布置圖、菜單、有關(guān)信件等），以便下次提供有針對性服務(wù)。