加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩
聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。
做好系統(tǒng)使用的權(quán)限管理。
由于聲像檔案管理系統(tǒng)本身的特殊性，對(duì)管理者也有特別的要求。一方面要求管理者能夠熟練的操作使用本系統(tǒng)，另一方面要求管理者具備很強(qiáng)的檔案意識(shí)。出于安全考慮，可以考慮設(shè)置館內(nèi)管理者3-4名，管理者擁有高級(jí)權(quán)限，他們掌握系統(tǒng)管理密碼，能夠?qū)λ新曄駲n案進(jìn)行查閱、利用、修改、刪除，能夠獨(dú)立分配普通權(quán)限。館內(nèi)一般工作人員可由管理者分配普通權(quán)限，他們僅可進(jìn)行聲像檔案的查閱和利用。任何查詢利用者均應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密等相關(guān)規(guī)定，這樣不僅能夠保證聲像檔案的統(tǒng)一管理，也能保證聲像檔案管理系統(tǒng)的安全使用。
建設(shè)數(shù)字檔案室 推進(jìn)檔案信息資源整合利用
近年來，廣東省委辦公廳認(rèn)真貫徹落實(shí)《電子文件管理暫行辦法》及國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》等要求，按照“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”原則，開拓創(chuàng)新、多措并舉，以電子文件管理系統(tǒng)研發(fā)部署為突破口，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，著力打造廳機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、利用網(wǎng)絡(luò)化。2011年12月，國(guó)家檔案局授予廣東省委辦公廳“全國(guó)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理與電子文件歸檔查詢系統(tǒng)建設(shè)示范單位”稱號(hào)。 一、內(nèi)外合力，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制
為適應(yīng)信息化條件下檔案管理工作的新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，在認(rèn)真研究廳機(jī)關(guān)檔案信息化現(xiàn)狀和需求的基礎(chǔ)上，辦公廳以“收得進(jìn)、保得住、用得上、交得出”為目標(biāo)，整合內(nèi)部力量，借助高等院?？蒲嘘?duì)伍外力，推進(jìn)電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用，提升檔案管理智能化水平。
(一)健全工作機(jī)制。為加強(qiáng)協(xié)調(diào)，形成合力，辦公廳成立了電子檔案管理開發(fā)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并組建了由省委辦公廳牽頭負(fù)責(zé)，省檔案局館配合支持，中山大學(xué)資訊管理學(xué)院和省委機(jī)要局有關(guān)技術(shù)團(tuán)隊(duì)通力協(xié)作的聯(lián)合攻關(guān)小組落實(shí)具體工作，形成了上下聯(lián)動(dòng)、左右銜接的工作格局，增強(qiáng)了工作的主動(dòng)性、針對(duì)性和實(shí)效性。
(二)加強(qiáng)調(diào)研論證。為保障檔案信息化建設(shè)方案的科學(xué)、合理，辦公廳先后赴中辦秘書局和機(jī)要局、國(guó)家檔案局以及省內(nèi)有關(guān)單位，學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的做法和經(jīng)驗(yàn)，注意聽取有關(guān)方面專家的意見建議，深入分析，科學(xué)謀劃，力爭(zhēng)在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)基礎(chǔ)上，尋求安全、實(shí)用、高效的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。
