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處理員工違紀行為，可以說是HR日常工作中最需要法律支持的事項。員工違紀行為處理妥當，可以避免雙方爭議擴大，減少企業(yè)和員工的損失。處理不妥當，則可能引發(fā)勞動爭議案件，甚至導致企業(yè)敗訴，承擔巨大損失。

那么，正確處理員工違紀行為，在法律層面應(yīng)當具備哪些條件？

一企業(yè)制定規(guī)章制度，經(jīng)民主程序通過，并告知員工。

《勞動合同法》第四條第二款：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定?！?。

從法律條文內(nèi)容來看，有兩層意思。

第一層，企業(yè)在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的制度時，應(yīng)當通過民主協(xié)商通過。

第二層，經(jīng)民主程序通過的制度，應(yīng)當公示，并告知員工。

司法實踐中，絕大多數(shù)企業(yè)的制度沒有經(jīng)民主程序通過，裁審機構(gòu)在處理勞動爭議時，對制度經(jīng)民主程序通過的要求并不高。一般企業(yè)能證實其規(guī)章制度已經(jīng)告知員工的，都會被認定為對員工具有約束力。

如此一來，規(guī)章制度告知員工的步驟，對企業(yè)就至關(guān)重要了。一般建議采用簽收或培訓的方式送達員工，這樣有利于企業(yè)保存告知的證據(jù)。

二員工所犯的錯誤，屬于規(guī)章制度中規(guī)定的違紀行為。

員工所犯的錯誤，應(yīng)當屬于企業(yè)規(guī)章制度中列舉的違紀行為。若員工發(fā)生某些未在規(guī)章制度中列舉的行為，也不違反法律強制性規(guī)定的，那么企業(yè)無權(quán)對該行為作出處罰。

員工所犯的錯誤除了應(yīng)屬于規(guī)章制度所規(guī)定的行為外，制度中還應(yīng)當明確違紀行為的責任。若未明確違紀行為處罰措施的，企業(yè)仍不得進行處罰。

三企業(yè)嚴格按照規(guī)章制度，對員工做出相應(yīng)的處罰。

員工發(fā)生違紀行為時，用人單位應(yīng)當嚴格地按照規(guī)章制度作出處罰。司法實踐中，若用人單位沒有按照規(guī)章制度處理違紀行為的，當處罰程度低于規(guī)章制度規(guī)定的標準時，一般都被采納；當處罰程度高于規(guī)章制度規(guī)定的標準時，將不被采納，給員工造成損失的，由用人單位承擔賠償責任。

四處罰決定依法送達員工。

何為依法送達？

換句話說，企業(yè)需要證明員工已經(jīng)知道處罰決定。一般建議企業(yè)當面送達的，要求員工簽收。員工拒絕簽收的，應(yīng)當通過EMS郵政快遞送達員工，保存快遞單。

五將相關(guān)資料進行歸檔。

歸檔雖然不是處理員工違紀行為中的必要條件，卻是HR工作的重中之重，是保存依據(jù)的最重要步驟。

沒有歸檔保存，前述的工作在雙方發(fā)生爭議時，將付諸東流。

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